Resmi Yazışmada Kavramlar
Resmi Yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,resmi belge,resmi bilgi ve elektronik belgeyi;
Resmi Belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları,gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri;
Resmi Bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin,ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları,gönderdikleri veya sakladıkları bilgileri;
Elektronik Ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı,gezgin elektronik araçları,bilgi ve iletişim teknolojisi ürünleri;
Elektronik Belge: Elektronik ortamda oluşturulan,gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi;
Dosya Planı: Resmi yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi;
Yazı Alanı: Yazı kağıdının üst,alt,sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı;
Güvenli Elektronik İmza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan,sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan,nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade eder. (Madde 4)
Resmi Yazışma Ortamları Ve Güvenlik : Kağıtla yapılan resmi yazışmalarda daktilo veya bilgisayar kullanılır.Bu tür yazışmalar,yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir.Faksla yapılan yazışmalarda,yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir,ancak bunların beş gün içerisinde resmi yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler adına resmi elektronik posta (e-posta) adresi belirler.Bu adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık tarafından yapılır.Elektronik ortamda resmi yazışmalar bu adresler arasında yapılır. (Madde 5)
Belge Nüsha Sayısı Ve Boyutu :Kağıt kullanılarak hazırlanan resmi yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir.Resmi yazışmalarda kullanılan kağıtlar A4 (210X297mm) ve A5 (210X148mm) boyutunda olmalıdır. (Madde 6,7)
Yazı Tipi Ve Karakter Boyutu : Bilgisayarla yazılan yazılarda “Times New Roman” yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. (Madde 8)
Resmi Yazıların Bölümleri
Başlık: İlk satıra “T.C.” kısaltması,ikinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır.Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez.
T.C. PAZARYOLU KAYMAKAMLIĞI Sefer Zengin İlkokulu Müdürlüğü |
Sayı Ve Evrak Kayıt Numarası: Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki “Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.Bu ifadeden sonra kod numarası verilir.Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası,dosya numarasından sonra (-) işareti konularak evrak kayıt numarası yazılır.Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi ( / ) işareti konulur.
Resmi yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur. (Madde 10)
Sayı: 43215159-900/156 |
Sayı: 43215159-903.02-157 |
Tarih:Tarih;gün,ay ve yıl rakamla,aralarına ( / ) işareti konularak yazılır. (Madde 11 )
24/11/2013 |
Konu: Konu,sayının bir aralık altına “Konu:” yan başlığından sonra,başlık bölümündeki “T.C.” kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır.Yazının konusu,anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir. (Madde 12)
Gönderilen Makam: Gönderilen makam;yazının gönderildiği kurum,kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir.Bu bölüm;konunun son satırından sonra,yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer huşular parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır.
İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE PAZARYOLU ERZURUM VALİLİĞİNE (İl Milli Eğitim Müdürlüğüne) Kişilere yazılan yazılarda;”Sayın” kelimesinden sonra ad küçük,soyadı büyük,unvan ise küçük harflerle yazılır. (Madde 13) Sayın İlker GEDİK |
İlgi: İlgi,yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
Ø Gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna Küçük harflerle yazılır.
Ø İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, “İlgi” kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır.
Ø İlginin birden fazlası olması durumunda, a,b,c gibi küçük harfler yanlarına ayraç “ ) ” konularak kullanılır.
Ø İlgide tarihli ve sayılı ibaresi kullanılır.
Ø İlgide yazının sayı,kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi: İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 27/10/2013 tarih ve 900/13216 sayılı yazıları. |
Metin: Metne, “İlgi”nin son satırından itibaren iki aralık, “İlgi” yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak başlanır.
Paragraf başlarına yazı alanının 1,25 cm içerisinden başlanır.Paragraf başı yapılmadığı durumlarda paragraflar arasında bir satır aralığı boşluk bırakılır.
Alt makama yazılan yazılar “Rica ederim.”, üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar “Arz ederim.”, üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar “Arz ve rica ederim.” biçiminde bitirilir. (Madde 15)
İmza: Yazıyı imzalayanın adı küçük,soyadı büyük harflerle yazılır.Ünvanlar ad ve soyadın altında küçük harflerle yazılır.Akademik ünvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır.Yazıyı imzalayacak olan makam,yazının gideceği makama göre kurum/kuruluşun “İmza Yetkileri Yönergesi”ne veya yetkili makamlarca verilen imza yetkisine uyularak seçilir.
İmza İlker GEDİK Md.Ytk.Öğrt. |
İmza Adı Soyadı Vali a. Vali Yardımcısı |
Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı,soyadı,ünvanı ve imzası sağda; ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı,soyadı,ünvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır. (Madde 16)
Onay: Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle “OLUR” yazılır. “OLUR”un altında onay tarihi yer alır. Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı,soyadı ve altına ünvanı yazılır.
OLUR Tarih (İmza) Ad-Soyad Ünvan |
Ekler : Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan “EK/EKLER:” ifadesinin altına yazılır.Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir.
Yazının eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği durumlarda, “Ek konulmadı” ya da “Ek-…konulmadı”,bazı eklerin konulması durumunda ise, “Ek-….Konuldu” ifadesi yazılır. (Madde 18)
Dağıtım : Yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür. “EKLER”den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna “DAĞITIM:” yazılır.Ek yoksa EKLER’in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, “Gereği” kısmına,yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise “Bilgi” kısmına protokol sırasıyla yazılır.
“Gereği” kısmı dağıtım başlığının altına, “Bilgi” kısmı ise “Gereği” kısmı ile aynı satıra yazılır.
“Bilgi” kısmı yoksa,kurum ve kuruluş adları doğrudan “DAĞITIM” başlığının altına yazılır. (Md.19)
Paraf : Yazının kurum içinde kalan nüshası,yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Yazıyı paraflayan kişilerin ünvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, ( : ) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır.El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır. (Md.20)
Koordinasyon : Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda,paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak “Koordinasyon:” yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan,ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.
Adres : Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi,telefon ve faks numarası,e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin,gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı,soyadı ve ünvanı adres bölümünün sağında yer alır. (Md.22)
Gizli yazılar : Gizlilik derecesi taşıyan yazılarda,gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir.
Gizlilik dereceleri;
- ÇOK GİZLİ
- GİZLİ
- ÖZEL
- HİZMETE ÖZEL
şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir. (Md.23)
İvedi ve günlü yazılar,tekit yazısı : Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde,yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle KIRMIZI renkli olarak belirtilir.Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür.Resmi yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır. (Md.24)
Sayfa numarası : Yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir. (Md.25)
Aslına uygunluk onayı : Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerine “Aslının aynıdır” ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir. (Md.26)
RESMİ YAZILARIN GÖNDERİLİŞ VE ALINIŞLARINDA YAPILACAK İŞLEMLER
Kayıt kaşesi : Bu kaşeler evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır,ünite içinde hangi bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün karşısına gereği yapılmak veya bilgi vermek maksadıyla (x) işareti konulur.Ek olduğunda bunların adedi en alt sütunda rakamla belirtilir.Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda,doğrulama yapıldıktan sonra yazı ilgili birime gönderilir. (Md.27)
Yazıların gönderilmesi : Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır.Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına,ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir.İç zarfa yazı konulur,zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak,yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına,varsa ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.İç zarf ve iki suret evrak senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp,üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır.Dış zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz,varsa ivedilik derecesi bulunmaz,varsa ivedilik derecesi KIRMIZI renkli olarak belitilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.(Md.28)
“Çok gizli” gizlilik dereceli yazıların alınması : “Çok gizli” gizlilik dereceli yazılarda,dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan “çok gizli” ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder. (Md.29)
Yorum Gönder