HALKLA İLİŞKİLER VE İLETİŞİM BECERİLERİ
- Türk Dil Kurumu Türkçe Sözlük’te halk “Bir ulusu oluşturan insan topluluğu,aynı ülkede oturan ve ortak çıkarlarla birbirine bağlı olan kişilerin tümü” olarak tanımlanmıştır.
- İlişki kavramı da “en az iki tarafı içeren,amaçlı faaliyetle kurulan ve yürütülen,geçici veya sürekli olan,duygu,düşünce,tutum ve inanç taşıyan bağ” ı anlatır.İlişki,bir faaliyetin içeriğidir.
- Halkla ilişkiler; “Halkı etkileyen söz,eylem ya da olaylar”dır. “Belirtilmiş hedef kitleleri etkilemek amacıyla hazırlanmış;planlı,inandırıcı bir iletişim çabasıdır.”
“Belli bir davranışı benimsetmek ya da belli yönde hareket oluşturmak için halkı inandırma (ikna etme) sanatıdır.” “Bilgi vermedir.”
- Halkla ilişkiler enstitüsüne göre halkla ilişkiler; “Uygulaması,bir örgütle,kamu kuruluşu arasında karşılıklı anlayışın kurulması amacını taşıyan,önceden düşünülüp tasarlanmış planlı ve sürekli çalışmalar” dır.
- Kamu kesimi halkla ilişkilerinde iseiletişim,tek yönlü değil çift yönlüdür.Bu sektörde halkla ilişkiler;kamu kuruluşunun halka tanıtılması,halkta kuruluş için olumlu bir imaj yaratılmasının yanı sıra,halkın beklentilerinin,istek ve şikayetlerinin kuruluşa iletilmesi ve kuruluşta da bu beklentiler doğrultusunda değişiklikler yapılmasına yönelik amaçları içermektedir.
HALKLA İLİŞKİLER; “Verimli bir iletişim sistemi kurmaktır.Yönetimin izlemekte olduğu politikanın halka benimsetilmesi;çalışmaların sürekli ve tam olarak halka duyurulması;yönetime karşı olumlu bir hava yaratılması;bunun yanı sıra halkın da yönetim hakkında ne düşündüğünü ve yönetimden ne istediğinin bilinmesi ve halkla işbirliği sağlanması işlevidir.”
- Halkla ilişkilerin ilişki içinde olduğu bilim dalları “insan ilişkileri, pazarlama, reklam, propaganda ve iletişimdir.”
- Halkla ilişkilerin 20.yy’da daha çok işlerlik kazanmasının sebepleri, “gerek kamu gerek özel kesim örgütlerinin toplumsal sorumluluk duygularının güçlenmesi,iletişim teknolojisindeki büyük gelişmeler,devletin görevlerinin giderek çoğalması ve yönetimin karmaşıklaşmasının olumsuz sonuçlarını gidermek” olarak görülmektedir.
HALKLA İLİŞKİLERDE ÖRGÜTLENME
Dış Dünyada Örgütlenme
- Uluslar arası Halkla İlişkiler Derneği (IPRA) : 1 Mayıs 1955’te Londra’da kurulmuştur.Kuruluş amacı,üye ülkeler arasındaki halkla ilişkiler uygulamalarının kalitesini yükseltmek,mesleki bilgi alışverişine yardımcı olmak ve katkı sağlamaktır. Başkanlık,ülkeler arasında dönüşümlü olarak yapılmaktadır.1995-1996 yılları arasında BETÜL MARDİN başkanlık görevini yürütmüştür.
- Avrupa Halkla İlişkiler Konfederasyonu (CERP) : 1959 yılında Brüksel’de kurulmuştur.Amacı; dünyadaki halkla ilişkiler örgütleri ve üyeleri arasında bilgi alışverişi sağlamaktır.Belçika,Almanya,İtalya,Fransa ve Hollanda da etkinlikleri vardır.
- Uluslararası Halkla İlişkiler Danışmanlık Şirketleri Birliği (ICO) :Londra merkezli bir örgüttür.Danışmanlık hizmetlerinin yüksek standartlarda uygulanmasına dönük çalışmalar yapmaktadır.
- Uluslararası Halkla İlişkiler Kalite Enstitüsü (IQPR) : 1995 yılında Paris’te kurulmuştur.Amacı;meslek içinde ortak kalite standartlarını belirlemek ve kalite sertifikası almak isteyen halkla ilişkiler kuruluşlarını yönlendirmektir.
- Halkla İlişkiler Kalite Enstitüsü (IPR) : 1948 yılında İngiltere’de kurulmuştur. Amacı;halkla ilişkiler mesleğinin akademik boyutuna ağırlık vermektir.
- Amerika Halkla İlişkiler Derneği (PRSA) : New York’ta kurulmuştur.Ulusal statüde mesleki bir örgüttür.
- Alman Halkla İlişkiler Derneği : 1958 yılında Köln’de kurulmuştur. Amacı;bilgi alışverişi ve çalışanların eğitimidir.
Ülkemizde Örgütlenme
- İlk adım Anadolu Ajansı’nın kurulmasıdır. Çağdaş anlamda ilk halkla ilişkiler çalışması,1961’de kurulan Devlet Planlama Teşkilatının Koordinasyon Dairesi bünyesinde “TEMSİL ŞUBESİ”nin yer almasıyla başlamıştır.
- Anadolu Ajansı : 6 Nisan 1920’de kuruldu.İlk yasal düzenleme,7 Haziran 1920’de çıkarılan “Matbuat ve İstihbarat,Neşriyat Müdürüyeti Umumiyesi Teşkiline Dair Kanun” ile yapıldı.
- Basın Yayın Ve Enformasyon Genel Müdürlüğü : 9 Haziran 1984 gün ve 231 sayılı Basın Yayın Ve Enformasyon Genel Müdürlüğü’nün Teşkilat Ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname’ye göre Basın Yayın Ve Enformasyon Genel Müdürlüğü’nün görevleri şöyle belirlenmiştir.
- Devletin tanıtma siyasetinin ve tanıtma ile ilgili alanlarda Hükümetçe uygulanacak stratejilerin tespitine yardımcı olmak;
- Kamuoyunun ve ilgili makamların zamanında ve doğru bilgilerle aydınlatılmasını ve bu faaliyetler için gerekli aydınlatıcı ve tanıtıcı bilgi akımını sağlamak.
- Hükümet faaliyetlerinin ve yapılan hizmetlerin iç ve dış kamuoyuna etkin bir biçimde yansıtılmasına ve bunların kamuoyu üzerindeki etkisinin belirlenmesine ait hizmetleri yapmak;
- Basınla ilgili münasebetlerin düzenlenmesi ve basının güçlendirilmesi için gerekli faaliyetlerde bulunmak;
- Yerli ve yabancı basın-yayın organlarının ve mensuplarının çalışmalarını kolaylaştırmaya yönelik tedbirleri almak,bu hususta gerekli düzenlemeleri yapmak;
- Türkiye aleyhindeki propaganda faaliyetlerini takip etmek,değerlendirmek ve sorumlu kamu kurumları ile işbirliği yapmak ve gerekli karşı tedbirleri almak;
- Türkiye’nin dış tanıtma faaliyetlerini yönlendirmek ve bu amaçla kamu kurum ve kuruluşları,özel sektör kuruluşları,meslek kuruluşları,amaca yönelik vakıflar, dernekler gibi teşekküllerle işbirliği yapmak;
- Yabancı ülkelerde Türkiye’nin menfaatleri doğrultusunda yapılan aydınlatma faaliyetlerine katılmak;
- Enformasyon ve aydınlatma faaliyetlerini Türkiye’nin dış politikasını destekleyecek şekilde düzenlemek ve Dışişleri Bakanlığı ile işbirliği suretiyle yürütmek.
v Halkla İlişkiler Derneği (HİD) : Halkla ilişkiler mesleğinde çalışanların örgütlenme girişimleri 1969 yılında başlamış ve 1972 yılında kısa adı HİD olan Halkla İlişkiler Derneği kurulmuştur.1985 yılında İzmir Halkla İlişkiler Derneği,1997 yılında Bursa Halkla İlişkiler Derneği faaliyete geçmiştir.
HALKLA İLİŞKİLERİN AMACI
- Halkla ilişkilerin amacı;bir kuruluş ile ilgili olduğu hedef kitle arasında karşılıklı anlayış,uyum ve iyi niyeti gerçekleştirme;kuruluş amaçları ile toplumun ihtiyaç duyduğu tutum ve davranışlarını kamu yararı etrafında bütünleştirme ve böylece toplumda görüş birliğini sağlamaktır.
· Halkı aydınlatmak ve onlara çalışmalarını benimsetmek
· Halka işbirliği sağlayarak hizmetlerin daha kolay ve çabuk görülmesini sağlamak(Okul-aile birliği toplantıları,okul-hastane yapımı vb.)
· Halkta yönetime karşı olumlu davranışlar yaratmak
· Demokratik değerlerin gelişmesine katkıda bulunmak
· Halkın yönetimle olan ilişkilerinde işlerini kolaylaştırmak
· İnsan tutum ve davranışlarının gerçek nedenlerini anlamak
· Kamuoyunun kuruluşa ilişkin eğimlerini,tutum ve beklentilerini tespit ederek kuruluşta uygun iyileştirmelerin yapılması için önerilerde bulunmak
· Kanun ve kurallara uyulmasını sağlamak için bunlar hakkında halka aydınlatıcı bilgi vermek
· Kararların doğruluk derecesini arttırmak için halktan bilgi almak
· Kuruluşla halk arasında karşılıklı saygı ve toplumsal sorumluluk duygularını geliştirmek
· Mal ve hizmetlerin niteliklerinin geliştirilmesine katkıda bulunmak
· Özel çıkarlarla,kamusal çıkarlar arasında uyum sağlamak
- Kamu Yönetiminde Halka İlişkilerin Amaçları
& Kamuoyunu aydınlatmak,örgütü,onun izlediği hizmet politikasını benimsetmek
& Halkta yönetime karşı daha olumlu tutumlar oluşturmak
& Yönetimle olan ilişkilerde halkın işini kolaylaştırmak
& Alınacak kararların daha yerinde olmasını sağlayacak bilgileri halktan elde etmek
& Yasaklar üzerinde aydınlatıcı bilgiler vererek,yurttaşların yasaklara uymasını sağlamak
& Hizmetlerin görülmesinde halkın işbirliğini sağlamak
& Yasalardaki,yönetsel yöntemlerdeki aksaklıkların tespitinde,giderilmesinde halkın dileklerinden,örgütlenmelerinden,yakınmalarından faydalanmak.
- Yerel Yönetimlerde Halkla İlişkilerin Amaçları
· Vatandaşlara,yerel yönetim kuruluşunun hizmet politikaları ve uygulamalarına ilişkin olarak bilgiler vermek
· Yerel yönetim kuruluşlarınca kesin kararlar alınmadan önce,önemli yeni projeler hakkında vatandaşlara görüşlerini belirtme fırsatı vermek
· Yerel yönetimlerin sistemi ve işleyişi ile kendi hak ve sorumlulukları konularında vatandaşları aydınlatmak
· Vatandaşlık gururunu aşılamak ve geliştirmek.
HALKLA İLİŞKİLERİN TEMEL İLKELERİ
- Halkla ilişkiler etkinliği ister kamu yönetimi ister özel sektör tarafından yapılsın,belirli bir takım ilkelere dayanma zorunluluğu vardır.
Dürüstlük : Halkla ilişkiler çalışmalarında sadece gerçeğin yeri vardır.Gerçek olan duyurulur,tanıtılır.
İnandırıcılık : İletişimin başarısı da bu amacın gerçekleşme derecesi ile ölçülür.
Yineleme : Halkla ilişkiler süreklidir.Sabır isteyen bir faaliyettir.
- Halkla ilişkiler çalışmalarının aşamaları şunlardır.
I. AŞAMA : Bilgi toplama ( Sorunun tespiti ve en açık şekilde ortaya konması)
II.AŞAMA : Çalışma planının hazırlanması ( Neleri,ne zaman ,nerede,neyle ve kimlere,nasıl yapılacağının belirlenmesi)
III.AŞAMA: Uygulama
IV.AŞAMA: Değerlendirme
- Kurumsal Halkla İlişkiler : Kurum ya da kuruluşun muhatap olduğu ve olacağı bütün hedef kitleler ile ilişkileri düzenleyerek bu kitlelerin kuruma karşı olan bilgisizliklerini bilgiye; ilgisizliklerini ilgiye; ve de sempatilerini kurumsal kimliğe dönüştürme çabalarının bütünüdür.
Kurumsal halkla ilişkiler genel olarak;
- Öneri ve danışmanlık
- Kurumsal yayınlar
- Kurum hakkında yayın
- Toplumla ilişkiler
- Kurumsal imaja yönelik reklam/mesaj
- Kamuoyu yaratma ve etkileme
- Sosyal içerikli programlar gibi işlevleri yerine getirmektedir.
- Halkla ilişkilerde personelde aranacak nitelikler şunlardır:
GÖRÜNÜŞ – KİŞİLİK - GÜVENİLİRLİK
- Yöneticiler;
- Her insanın özelliği farklıdır.Herkes kendine benzer.Çalışanlarını iyi tanıyorsa, onların sorunlarını daha kolay çözebilir.
- Her çalışan yöneticisinden anlayış bekler.”Görevidir,yapmaya mecburdur” diye düşünmemeli,teşekkür etmeyi bilmelidir.
- Adil ve dürüst olanlar saygı ve sempati kazanırlar.Bütün çalışanlara karşı ayrım gözetmeksizin adil ve dürüst olmalıdır.
- Eğer bir konuda söz verdiyse mutlaka yerine getirmelidir.Yapılması zor olan bir konuda söz vermemelidir.Bu durum çalışanın yöneticiye güvenini arttırır.
- Yaptığı hatayı kabul edebilmelidir.Kendini kurtarmak için birini veya birilerini suçlamamalıdır.Çalışanın güvenini sarsmamalıdır.
- Çalışanların sorunlarını,şikayetlerini dinlemelidir.Dinlemezse adil olduğu konusunda kuşkular doğar.
v Halkla ilişkilerin ilişkili olduğu alanlar:
- İNSAN İLİŞKİLERİ
- REKLAM: “İnsanları gönüllü olarak belli bir davranışta bulunmaya ikna etmek,belirli bir düşünceye yöneltmek, dikkatlerini bir ürüne hizmete, fikir ve kuruluşa çekmeye çalışmak.”
- PROPAGANDA: Halkın bir konu veya olayla ilgili görüşlerini değiştirmeyi amaçlar.
Görsel Propaganda Araçları: Gazeteler,afişler,bildiri ve broşürler
İşitsel Propaganda Araçları : Hoparlörler,Radyo
Görsel-İşitsel Propaganda Araçları : Televizyon,Sinema
- KRİZ YÖNETİMİ : Kriz; Beklenilmeyen ve önceden sezilmeyen,çabuk ve acele cevap verilmesi gereken,kurumun önleme ve uyum mekanizmalarını yetersiz hale getirerek,mevcut değerlerini ,amaçlarını ve varsayımlarını tehdit eden gerilim durumu olarak tanımlanmaktadır.
Kriz Halleri: Ağır ekonomik bunalımlar,anayasa ile kurulan hür demokrasi düzenini veya hak ve hürriyetlerini ortadan kaldırmaya yönelik şiddet hareketleri,büyük yangınlar,devletin ve milletin bölünmez bütünlüğü ile milli hedef ve menfaatlerine yönelik hasmane tutum ve davranışlar,iltica ve büyük nüfus hareketleri,radyasyon ve hava kirliliği gibi önemli nitelikteki kimyasal ve teknolojik olaylar,tabii afetler,tehlikeli ve salgın hastalıklar.
Okullarda yaşanacak krize örnek olabilecek davranışlar:Öğretmen-öğrenci ya da yöneticinin ölümü,bulaşıcı hastalıklar,şiddet olayları,doğal ve çevresel felaketler,okulun içinde bulunduğu çevreyi etkileyen sosyal ve ekonomik değişiklikler….
- PAZARLAMA
- İLETİŞİM: İletişimin etkin ve verimli şekilde yürütlmesi,yöneticilerin yetkilerini yerinde,zamanında ve doğru olarak kullanmasına,personelin sorumluluk bilincinde hareket etmesine bağlıdır.
- Temel iletişim varsayımları şunlardır:
- İletişim kurmamak imkansızdır.
- İletişim algılamaktır.
- İletişim beklentidir.
- İletişim talepler yaratır.
- İletişim sürecinde beş ana unsur vardır:
- Kaynak (Gönderici) : Başkası ile paylaşılacak fikre sahip olan kişidir.Bir ileti kodlayarak arzu ettiği tepkiyi gerçekleştirmek için alıcıya gönderen,öğedir.
- Mesaj (İleti) : Kaynaktan alıcıya gönderilen bir uyarı,düşünce,duygu,kanı ya da bilginin kaynak tarafından işitsel,görsel veya görsel-işitsel olarak üretilip kodlanmış halidir.Mesaj; anlaşılır ve açık olmalı,zamanında yapılmalı,uygun yolu izlemeli,gönderici ve alıcı arasında kalmalıdır.
- Kanal : Mesajın alıcıya iletildiği yoldur.
- Alıcı : Kaynağın gönderdiği iletiye hedef olan kesimdir.
- Geribildirim : Alıcının,göndericinin mesajına bir çeşit cevabıdır.Alıcının tepkisi,mesajı ne derece doğru algıladığının bir ölçütüdür.
- Geribildirim alırken dikkat edilecek hususlar:
- Geribildirim almak konusunda istekli olunmalı ve hiç almamaktansa negatif geribildirim alma tercih edilmelidir.Çünkü edinilen her geribildirim bir öğrenme fırsatıdır.
- Geribildirimin hem pozitif hem de negatif olabileceğinin bilincinde olunmalıdır.
- Sadece eleştiri alınan konu üzerine yoğunlaşıp,sağlanan bilgi adına bu mesaj kabul edilmelidir.
- Geribildirim vermenin zaman,çaba ve risk faktörü içeren bir süreç olduğunu düşünerek kendimize geribildirim sağlayan kişileri teşvik edip fazla geribildirim alınması sağlanmalıdır.
v Geribildirim verme sürecinde dikkat edilecek hususlar:
- Geribildirim ancak iyi zamanlama yapıldığında performansı arttıran çok önemli bir kaynak haline gelir.
- Karşıdaki kişinin geribildirimi kabul etmesini sağlayabilmek için ses tonu ve vücut dili duyarlı ve etkin kullanılmalıdır.
- Duygusal gerginliğin beden ve ses tonuna yansıması önlenmelidir.Verilen mesajlar belirgin,detaylı ve açık olmalıdır.
- Gerçekten hangi konularda problem olduğu belirtilmeli ve sorunlu olan yönlerin geliştirilmesi için nelerin yapılması gerektiği konusundaki öneriler açıkça kişiye sunulmalı, geribildirim verilen kişinin bunu tam olarak anlayıp anlamadığı kontrol edilmelidir.
- Olaydan hemen sonra geribildirim vermek akılda kalıcılığı arttırması açısından çok daha etkilidir.
- Öz eleştiri teşvik edilmelidir.
- İletişim engelleri şunlardır:
- Emir vermek,yönlendirmek
- Uyarmak,gözdağı vermek
- Ahlak dersi vermek
- Öğüt vermek
- Çözüm ve öneri getirmek
- Öğretmek,nutuk çekmek
- Övmek
- Ad takmak,alay etmek
- Yorumlamak,çözümlemek
- Yargılamak
- Sınamak,sorguya çekmek
- EMPATİ : Empati kurduğunuzda karşınızdaki kişinin duygu ve düşüncelerini anlamak esastır.
Sempati de ise böyle bir zorunluluk olmayıp yandaş olmak esastır.Bir kişiye sempati duymak demek o kişinin sahip olduğu duygu ve düşüncelerin aynısına sahip olmak demektir.
Empati geliştirmenin en temel ilkesi, kendi duygularınızın doğru algılanmasıdır.
Yorum Gönder